Blog van BiblioConsult

Certificering… vooral ook veel werk aan de winkel

door Math Göbbels

In het afgelopen jaar heb ik namens BiblioConsult bibliotheken ondersteund met het schrijven van de verplichte zelfevaluatie. In deze eerste uit een reeks van blogs over certificering deel ik mijn ervaringen met de zelfevaluatie en beschrijf ik kort mijn visie voor de volgende certificeringsronde.

Zelfevaluatie

Bibliotheken geven aan moeite te hebben met het sjabloon dat de Stichting Certificering aandraagt en kiezen voor een meer pragmatische aanpak om op basis van documentstudie en interviews het verhaal van de Bibliotheek te vertellen. Bibliotheken ervaren het sjabloon van de Stichting Certificering als te fijnmazig en te uitgebreid voor het verhaal dat zij willen vertellen. Naast het verhaal waarmee ik namens BiblioConsult bibliotheken ondersteun, bieden we ook een verbeteradvies aan en worden de aspecten benoemd die zwak en dus ter verbetering vatbaar zijn.

Timing van de zelfevaluatie

Opvallend is ook dat vrijwel alle bibliotheken tot nu toe pas richting het moment van de audit aan de zelfevaluatie beginnen. De waan van de dag, drukke werkschema’s van het management en andere prioriteiten liggen hieraan ten grondslag.

De gemiste kans van de zelfevaluatie

Een zelfevaluatie op het late moment vind ik een gemiste kans. De Bibliotheek kijkt daarmee feitelijk onvoldoende terug en vooruit. De zelfevaluatie zou prima kunnen dienen als een managementreview waarin wordt geëvalueerd in hoeverre gemaakte plannen zijn gerealiseerd en, indien dit niet is gebeurd, hoe dit alsnog gerealiseerd zou kunnen worden. Bibliotheken maken onvoldoende gebruik van de zelfevaluatie om het principe van Plan-Do-Check-Act toe te passen. Daarom zijn bij bibliotheken in beperkte mate verbeterplannen voor korte termijn vraagstukken en veranderplannen voor lange termijn vraagstukken te vinden, ook niet naar aanleiding van de verbeterpunten uit de vorige audit.

Richting de nieuwe certificeringsnorm

De nieuwe certificeringsnorm dient in mijn visie in het teken te staan van de wijze waarop de Bibliotheek vorm en inhoud geeft aan de maatschappelijke doelen vanuit de gemeentelijke beleidsagenda. De Bibliotheek dient dan niet alleen aan te tonen dat zij informatie vergaart om haar maatschappelijke functie te realiseren, maar ook zich te verantwoorden op basis van het gerealiseerde maatschappelijk effect.

Gezien de steeds verdergaande vervlechting van bibliotheken met andere lokale instellingen kan ik me voorstellen dat hieraan in de nieuwe certificeringsnorm nadrukkelijk eisen gesteld gaan worden. Eisen m.b.t. lokaal stakeholdermanagement en regievoering binnen de bredere cultuurketen vormen dan indicaties voor hoe toekomstbestendig de Bibliotheek bezig is.

Conclusie

Ik concludeer dat er nog veel werk aan de winkel is. Ik vind het nog steeds goed dat er gecertificeerd wordt, maar de zwakke toepassing van het Plan-Do-Check-Act principe maakt dat er nog veel rek zit in bibliotheekorganisaties en de medewerkers die er werken. Traditionele vrijblijvendheid kan dan plaatsmaken voor daadwerkelijk maatschappelijk ondernemerschap. Persoonlijk vind ik dan ook dat het jaarbericht van de auditoren van de Stichting Certificering te positief is geformuleerd. Uiteraard kloppen de trends die zij beschrijven, maar de bedrijfsvoering van bibliotheekorganisaties biedt nog veel ruimte ter verbetering.

Math Göbbels is als senior onderzoeker/adviseur verbonden aan BiblioConsult. Naast onderzoek naar de tevredenheid van klanten, medewerkers en samenwerkingspartners van bibliotheken begeleidt hij ook bibliotheken bij het certificeringsproces en het realiseren van de verplichte zelfevaluatie. Math was voorheen werkzaam bij provinciale ondersteuningsinstellingen en heeft de VOB ondersteund bij de lancering van het landelijk certificeringsstelsel.

U kunt contact opnemen via math@biblioconsult.nl

Of wilt meer weten klik dan hier voor het stellen van uw vraag of het maken van een afspraak.